El hospital tiene una sección de registros médicos para administrar estos registros. Están indexados de diferentes maneras en diferentes hospitales. Algunos hospitales lo mantienen en el registro de pedidos del paciente (fecha de creación del archivo del paciente). Los hospitales más grandes también pueden mantener un sistema de caché para mantener el registro de pacientes visitados recientemente para un acceso rápido.
Para los pacientes que ingresan, mantienen los archivos en las estaciones de enfermeras.
