Parte 1: Prevención del robo de fondos entrantes:
En una práctica privada controles de dinero y auditorías diarias. Separar todas las tareas financieras. La realidad es que el 33% de las prácticas médicas privadas en los Estados Unidos están siendo robadas de una manera significativa (> $ 50,000 al año). Entonces la recepción acepta el copago y lo ingresa a la computadora. Será efectivo, cheque o tarjeta de crédito y se anotará como tal. La computadora al final del día lanza una hoja de día. El recibo de depósito muestra el efectivo y los cheques que se escriben en un recibo de depósito (empleado diferente). Todo debe equilibrarse, ya que $ .30 podrían ser 4 errores. El depósito es hecho por un tercer empleado.
Al final de la semana, todas las hojas del día están balanceadas a una hoja de la semana. Al final del mes, todas las hojas de la semana se balancean a una hoja de mes. Todo va en una caja y se almacena fuera del sitio. Todo esto para evitar el robo de dinero recibido.
Parte 2: Prevención del robo de dinero saliente:
Usé un sistema donde escribía todos los cheques y era el único firmante legal de cheques. El sistema llenó automáticamente el nombre y la dirección cuando comencé a escribir. Una vez no. Era una factura por tóner para la fotocopiadora. Me asomé a la oficina del gerente de la oficina y pregunté: “¿Recibimos un nuevo proveedor de tóner?”. Ella dijo que no. Fue una factura falsa. Muchas veces las empresas llamaban y preguntaban quién pedía un producto en nuestra oficina y qué marca utilizábamos. A lo largo vendría una caja con un precio astronómico. La persona encargada del pedido no existía porque dimos un nombre falso y el número de pedido era falso ya que no usamos números de orden de compra. Simplemente mantuvimos los bienes como legalmente teníamos derecho para mercancía no solicitada. Si llamaron, les dijimos que ya habíamos presentado una queja al jefe de correos general / fiscal general.
Mantenga los controles corporativos bajo llave. Fallé este. Mi único empleado masculino robó algunos cheques y mecanografió (teníamos una máquina de escribir manual para las etiquetas) para que parecieran cheques de nómina. Luego, robó el extracto bancario del correo un sábado. Lo atraparon en el cuarto cheque cuando la cantidad excedió $ 500 en donde hacen un cheque de firma. El banco tomó el cheque y dijo que tenían que llamar a mi oficina para verificarlo ya que la firma no estaba firmada. Huyó del edificio pero finalmente fue atrapado y recibió una condena por delito grave. El banco me reembolsó porque ninguna de las firmas se parecía remotamente a la mía. Compré una caja fuerte para los cheques. Pesaba 600 lbs. Nadie conocía la combinación sino yo.
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Confíe pero verifique y mantenga los deberes que podrían conducir al robo por separado.
Matrícula:
No puede discutir sus tarifas con otras personas de la misma especialidad en su área. El gobierno de los EE. UU. Podría cobrarle por la fijación de precios. Entonces, ¿cómo determinas tus honorarios? Compre datos de un servicio y ajústelos aquí y allá. Perfectamente legal.
Seguridad de datos:
Siempre tenga una copia de los datos del último día, datos mensuales y datos financieros de un año fuera del sitio. Las computadoras se bloquean, los edificios se queman, un empleado malicioso podría intentar eliminar los datos. Hicimos copias de seguridad todos los días y el gerente de la oficina pondría la copia de seguridad en su bolso. Ella iría a casa y pondría esa copia de seguridad en su manto y tomaría la vieja copia de seguridad y la pondría en su bolso. Tuvimos un segundo servidor en el que restauraríamos datos mensualmente para comprobar que el sistema funcionaba. Tuvimos que restaurar los datos una vez. Un sistema bien pensado previene los estragos. Un club atlético local no hizo esto. Se quemó. Se rumorea que perdieron $ 500,000 en cuentas por cobrar.
Seguridad física:
Tener una alarma Tenga uno que registre quién entra cuando. Si almacena narcóticos (la mayoría de los médicos no) necesita una caja fuerte / cajas de seguridad y cuenta.
Si un empleado se retira, se cancela o se va por cualquier razón, cambie todos los códigos y claves de alarma. No me importa si el empleado era tu persona favorita en el mundo, solo paga los $ 100 y sigue. Sucedió tan infrecuentemente
Al examinar a una persona del sexo opuesto SIEMPRE haga que su técnico de enfermería / rayos X se siente y documente que estuvieron presentes durante todo el examen. Esto evita cualquier reclamo de contacto inapropiado con un paciente.
Relaciones laborales:
Nunca salgas con ningún empleado. No permita chistes sexuales en la oficina. Si un empleado hace una, a cada persona se le ha dicho que si se siente incómodo, a quién puede ir y esa regla se aplicará. Tenga un manual del empleado que se le dé a cada empleado y se revise anualmente. Mis empleados acudieron a mí si había una queja o si la queja era sobre mí, al gerente de la oficina. Nunca hubo ninguna queja.
Pague a sus empleados por encima de las tarifas actuales. Esto puede parecer contra intuitivo, pero un empleado feliz haciendo un buen trabajo se desvivirá por usted. La rotación de empleados apesta. A los pacientes les gusta ver las mismas caras cada vez que vienen. Avancé un poco más, di un gran bono navideño y tenía un plan de participación en los beneficios. Sí, el plan me benefició en su mayoría, pero un empleado de recepción de 5 años se iba (en buenos términos) y sacó $ 20,000. Ella estaba completamente investida a los 5 años.
Un empleado pensó que podría estar recibiendo un salario insuficiente y dijo que iba a entrevistar en el hospital. La deseé bien. Ella regresó y dijo que le ofrecieron 2/3 de lo que le estaba pagando y que tuvo que tomar la noche. Le dije que lo sabía, pero tenía que demostrarlo a ella y a su marido.
Haga las revisiones de los empleados y déles aumentos por un buen trabajo. Consérvelos y manténgalos encerrados y privados. Ellos son refrendados por el gerente de la oficina. Haga que los empleados hagan sugerencias y, si mejoran la oficina / colecciones / etc., entonces recompénselos.
Hice que algunos empleados se fueran. Llorarían cuando me dijeran. De alguna manera esperaban que estuviera enojado. Por lo general, se marchaban cuando trasladaban a su marido. Le dije a la empleada que su familia era más importante en su vida que mi empleado y le ofrecí al empleado que se marchaba una brillante carta de recomendación.
Pacientes que no pagan o pierden citas múltiples:
Los pacientes que crónicamente no pagan la factura o pierden citas múltiples reciben cartas de advertencia. Si se ha perdido más citas de las que ha mantenido sin llamar, puede pagar la tarifa de visita mínima por cada cita perdida y seguir siendo paciente.
Aquellos que no pagan eventualmente reciben una carta doble. Uno de ellos es el recibo certificado de devolución del correo de EE. UU. Y el otro es correo ordinario. A menudo no recogerán la carta certificada y será devuelta. El correo regular no vuelve. La carta dice que la cuenta se está entregando a una agencia de cobro por falta de pago. Los pacientes en colecciones han sido dados de alta de la práctica médica y no están disponibles para hacer citas. El médico estará disponible para emergencias solo durante los próximos 30 días (no puede abandonar al paciente). Se enumera una lista de otros médicos en el área y los números de teléfono.
Pacientes que amenazan con demandar:
Por lo general, esto sucede cuando no se administra un determinado medicamento para el dolor. Estas personas obtienen una versión diferente de la carta certificada que los descarga. Una vez más, usted como médico estará disponible durante 30 días, pero solo para emergencias.
Pacientes que se comportan de manera inapropiada:
Esto nunca me pasó a mí, pero sí al fisioterapeuta al que me referí. Él me llamó para preguntar qué hacer. Ella le había estado enviando “cartas de amor” y luego físicamente lo buscó. Le dije que le escribiera una carta certificada por mucho tiempo con una carta regular que la liberara. Su oficina debe llamar y cancelar citas y decirle que recibirá un correo. Luego debe copiar las letras, escribir una declaración, firmarla y enviarme una carta para explicar por qué ya no puede continuar el tratamiento. Esta carta debe tener copias de sus cartas. Si ella viniera a su oficina NO debería estar a solas con ella.
Relaciones con el paciente:
Ejecutar a tiempo. Si ocurre una emergencia y debe ir a la sala de emergencias. Informar a los pacientes Haga que el personal le diga a los pacientes que dará un cálculo de tiempo una vez que llegue a la sala de emergencias. Los pacientes deben tener la libertad de reprogramar, esperar o irse y regresar. Los pacientes en el programa para más tarde una vez que se conoce la demora deben ser llamados e informados de la demora. Pueden volver a llamar y ver cuándo aparecer o reprogramar.
Me doy cuenta de que gran parte de esto es asesoramiento legal y no específicamente asesoramiento empresarial. Estoy seguro de que otros tendrán otros consejos.
